Yönetici Asistanı nedir ve ne iş yapar?

Yönetici Asistanı nedir ve ne iş yapar?
Spread the love

Birçok yönden yönetici asistanının rolü, çalışılan firmaya bağlı olarak bir sekreterin rolüne benzer. Ancak yönetici asistanlığı denildiğinde bu pozisyon ve kavram, kesinlikle sekreterlik ile karıştırılmamalıdır. Eleman ilanlarında, en fazla aranan ve ihtiyaç duyulan pozisyon olarak karşımıza çıkan yönetici asistanlığı, sekreterlikten çok daha fazlasıdır. Daha fazla sorumluluk ve bilgi isteyen bir meslektir. Öncelikle, bir yönetici asistanı firma yöneticisini veya CEO’yu destekleyen ve şirketi etkileyen kararları alma becerisine sahip bir çalışandır.  

Çalışılan iş yerine göre, bir yönetici asistanının görevleri idareci tarafından belirleniyor olsa da anahtar görevleri şunlardır:

  • Telefonlara cevap vermek, telefon bağlamak, aramaları doğru kişiyle yapmak veya mesaj almak. E-posta, faks ve diğer yazışma trafiğini idare etmek.
  • İş toplantısı gündemlerini ayarlamak. 
  • Seyahat organizasyonlarını yapmak.
  • Raporları gözden geçirmek. Şirket kayıtlarını, belgelerini ve raporlarını dosyalamak.
  • Yöneticinin günlük programını belirlemek.
  • Ziyaretçileri karşılamak. 
  • Temel muhasebe işlemlerini yapmak.
  • Genel idari destek sağlamak. 

 

Yönetici Asistanın Diğer Görevleri Ve Aranan Nitelikler

Veri araştırmak ve yürütmek, yönetim kurulu ve yöneticiler için inceleme ve sunum belgeleri hazırlamak gibi sorumluluklar da bir yönetici asistanının görevleri arasındadır. Bazı organizasyonlarda yönetici yerine toplantılara veya konferanslara katılır. Toplantı sırasında gerekli notları alır, dosyalama sistemi geliştirir, kriz yönetimi yapar. Yönetici asistanlarına genellikle, iş genelinde gizli ve hassas sorunları çözme konusunda güvenilir. Yönetici asistanlığı kelime işlem, elektronik tablolar, veri tabanları, sunum yazılımı gibi yazılımları ve ofis programlarını iyi kullanabilmeyi gerektirir. 

Kısacası, bir yönetici asistanı teknolojiyi çok iyi kullanabilme becerisine sahip olmalıdır. Temel muhasebe ve yabancı dil bilgisi, yazma, organizasyon, iletişim, problem çözme, zaman yönetimi becerileri de aranan nitelikler arasındadır. Güçlü bir hafızaya sahip olmak, hızlı bir şekilde not alabilmek gerekir. Düzgün bir diksiyona ve dış görünüşe sahip olunmalıdır. Yönetim prosedürlerine hakimiyet, gerektiğinde bağımsız çalışabilmek, takım çalışmasına ve tempolu bir iş ortamına ayak uydurabilmek ve gözden kaçabilecek detaylara dikkat etmek şarttır. 

Nasıl Yönetici Asistanı Olunur?

Firma içinde oldukça önemli bir rol üstlenen yönetici asistanı, iş akışının daima en hızlı ve en doğru bir biçimde ilerlemesini mümkün kılmaktadır. Bu nedenle, yönetici asistanlığı çalışma koşulları streslidir. Bu sorumluluk düzeyi yüksek mesleği yapmak isteyenlerin resmi olarak bir eğitim zorunluluğu bulunmaz. Ancak yukarıda sayılan vasıflara sahip ve en az lise veya ön lisans mezunu kişiler olmaları gerekmektedir.

Firmaların aradığı kriterler, işletmenin büyüklüğüne göre farklılık gösterir ve bazı firmalar yetki ve sorumluluk derecesine göre 4 yıllık üniversite mezunlarını tercih ederler. Üniversite mezunu olmayanlar, yönetici asistanlığı sertifika programlarına katılabilirler. Meslek liselerinin büro yönetimi ve sekreterlik bölümü mezunları, bu mesleğe rahatlıkla adım atabilirler. Üniversitelerin büro yönetimi ve sekreterlik ön lisans programı, 4 yıllık büro yönetimi ve yönetici asistanlığı, kamu yönetimi, iktisat, işletme bölümü mezunları bu iş alanında kolaylıkla çalışma imkânı bulurlar. 

Yönetici Asistanları Ne Kadar Maaş Alır?

Yönetici asistanı maaşları çalışılan firmanın aradığı kriterler, firmanın ölçeği ve cirosu, elemana verilen sorumluluk, yetki ve görev, yabancı dil bilgisi gibi faktörlere bağlı olarak farklılık göstermektedir. Verilen sorumluluk ve yetki ne kadar fazlaysa alınan maaş da ona göre olmaktadır. Yaklaşık olarak 2 bin TL ile 5 bin TL arasında değişen yönetici asistanlığı maaşları, elemanın eğitim düzeyi ile de doğrudan bağlantılıdır.  

 

Yönetici Asistanlığı İş İmkânları

Artık işletmelerin hemen hemen hepsi, bünyelerinde şirket kültürü ve şirket başarısı için önemli stratejik girişimlerde öncü olabilecek bir yönetici asistanı çalıştırmaktadırlar. Firmalar, çeşitli girişimlerde kendilerine önderlik edecek bir elemana gereksinim duymaktadırlar. Bir yönetici asistanı üst düzey yöneticilere yakın performans sergiler. Maliyet etkinliğini, verimliliği arttıran, güçlendiklerinde desteklediği yürütmenin gerçek bir temsilcisi olarak işlev görebilen yönetici asistanı bugünün işletmeleri için önemlidir. Artık yöneticiler büyük ve küçük, her konuda destek almak için eleman arayışı içindeler. İşte bu yüzden, mevcut iş ilanlarına baktığımızda çok sayıda yönetici asistanı iş ilanı görürüz. Bu da, yönetici asistanlığının ne kadar geniş bir iş sahasına sahip olduğunun bir göstergesidir.